När företag växer uppstår ofta frågan om hur ekonomihanteringen ska organiseras framåt. Ska man bygga upp intern kompetens eller fortsätta med externa partners? Detta val påverkar inte bara kostnaderna utan också företagets flexibilitet, tillgång till expertis och möjlighet att fokusera på kärnverksamheten.
Kostnadsjämförelsen är mer komplex än lönesumman
Många företagare fokuserar på månadslönen när de jämför kostnader, men den verkliga bilden är betydligt mer mångfacetterad. En anställd ekonom på 45 000 kronor i månadslön kostar företaget närmare 70 000 kronor när alla kostnader räknas in.
En av våra tillverkningskunder gjorde denna kalkyl när de övervägde att anställa sin första ekonom. Utöver lönen på 45 000 kronor kom arbetsgivaravgifter på drygt 14 000 kronor, pension på 2 250 kronor, plus kostnader för arbetsplats, systemlicenser och utbildning. Den totala årskostnaden hamnade på nästan 760 000 kronor.
Samtidigt arbetade de med oss som extern partner för cirka 35 000 kronor per månad, vilket motsvarade ungefär 420 000 kronor årligen. Skillnaden på 340 000 kronor årligen gjorde att de kunde investera pengarna i produktutveckling istället.
Flexibilitet när verksamheten förändras
Anpassning efter säsongsvariationer
Många företag har stora variationer i administrativt arbete under året. Handel och turism har ofta intensiva perioder kring helger och semester, medan byggföretag kan ha lugnare vintermånader följt av hektisk vår och sommar.
En restaurangkund vi arbetar med upplever dramatiska skillnader mellan sommar- och vintersäsong. Under högsäsongen behöver de omfattande ekonomisk uppföljning och analys för att optimera lönsamheten, medan vintermånaderna främst kräver grundläggande bokföring. Med en anställd ekonom skulle de betala samma kostnad året runt, medan vår flexibla lösning anpassas efter det faktiska behovet.
Projektbaserade behov
För företag som genomgår förändringar som systembyten, expansioner eller omstruktureringar uppstår ofta tillfälliga behov av extra ekonomisk expertis. En anställd kan sällan täcka alla specialområden, medan en extern partner kan mobilisera rätt kompetens för varje situation.
Bredden av expertis vs djup kunskap
Tillgång till specialistkompetens
Externa ekonomipartners arbetar dagligen med många olika företag och branscher, vilket ger dem bred erfarenhet av olika utmaningar och lösningar. Denna bredd inom redovisning och ekonomistyrning kan vara ovärderlig när företag står inför nya situationer.
En IT-konsultfirma vi arbetar med behövde hjälp med internationell expansion och komplexa momsfrågor. Istället för att utbilda sin planerade ekonom i dessa specialområden kunde de få tillgång till vår expertis inom internationell beskattning och cross-border transaktioner direkt.
Kontinuerlig utveckling och uppdatering
Skatte- och redovisningsregler förändras konstant, och det kräver betydande tid och resurser att hålla sig uppdaterad. En anställd ekonom behöver kontinuerlig utbildning och utveckling, medan externa partners har detta som en del av sin grundläggande verksamhet.
Risker och sårbarheter
Personberoende vs systemlösningar
En anställd ekonom skapar ofta personberoende som kan bli problematiskt vid sjukdom, semester eller uppsägning. Under 2024 hjälpte vi flera kunder som hamnat i akuta situationer när deras ekonom slutat plötsligt eller blivit långtidssjuk.
Hos externa partners finns alltid backup och kontinuitet. När vår ordinarie konsult för en byggfirma blev sjuk kunde en kollega med samma branschkunskap träda in omedelbart utan att verksamheten påverkades.
När intern ekonom kan vara rätt val
Daglig operativ närvaro
För större företag med komplexa dagliga processer kan en intern ekonom vara motiverad. Om verksamheten kräver konstant ekonomisk närvaro för operativa beslut, godkännanden eller analyser kan en anställd vara mer kostnadseffektiv.
Strategisk utveckling och projektledning
Företag som genomgår stora förändringar eller har ambitiösa tillväxtplaner kan dra nytta av att ha en dedikerad person som kan arbeta långsiktigt med ekonomisk strategi och utveckling.
En av våra tidigare kunder, som vuxit från 10 till 50 anställda på tre år, valde slutligen att anställa en ekonomichef när de nådde en omsättning på 80 miljoner kronor. På den nivån behövde de någon som kunde arbeta heltid med finansiell planering, investeringsanalys och strategiskt arbete.
Kombinationslösningar för optimal flexibilitet
Hybrid-modeller blir allt vanligare
Många företag upptäcker fördelarna med att kombinera intern grundkompetens med extern specialistexpertis. En junior ekonom eller ekonomiassistent kan hantera dagliga rutiner medan extern expertis används för bokslut, skatteplanering och strategiska frågor.
En handelskund implementerade denna modell genom att anställa en ekonomiassistent för fakturering och löner, medan vi fortsatte hantera bokslut, momsredovisningar och ekonomisk analys. Detta gav dem daglig närvaro för akuta frågor samtidigt som de behöll tillgång till specialistkompetens.
Strategiska överväganden för valet
Företagets mognadsnivå
Mindre företag med enklare processer drar ofta större nytta av extern expertis, medan mer mogna organisationer med komplexa behov kan motivera intern kapacitet. Gränsen går ofta vid 20-30 anställda eller 40-50 miljoner i omsättning, men varierar kraftigt mellan branscher.
Kärnverksamhetens fokus
För företag där ekonomihantering inte är en strategisk konkurrensfördel är det ofta klokt att outsourca denna funktion och fokusera resurser på det som verkligen driver värde för kunderna.
Valet mellan intern och extern ekonomihantering är inte svart eller vitt, utan handlar om att hitta den kombination som bäst stödjer företagets mål och utveckling. Genom att analysera både kostnader, flexibilitetsbehov och strategiska prioriteringar kan företag fatta välgrundade beslut som optimerar både ekonomi och operativ effektivitet. Det viktigaste är att regelbundet omvärdera denna strategi när företaget utvecklas och behoven förändras.