När vi träffar företagare i vårt dagliga arbete, slås vi ofta av att få känner till den potential som offentlig upphandling innebär. Kommuner och myndigheter köper varje år in allt från tjänster och kontorsmaterial till IT-lösningar för nära 900 miljarder kronor. Det här är en marknad som erbjuder finansiellt stabila och långsiktiga affärsmöjligheter, men som många småföretag missar – ibland för att processen uppfattas som byråkratisk och svårnavigerad.
Vad innebär offentlig upphandling?
Offentlig upphandling är det system där statliga och kommunala aktörer annonserar sina behov, och där företag ges möjlighet att lämna anbud på varor eller tjänster. Kravet är öppen konkurrens och transparenta villkor, eftersom skattepengarna ska användas på bästa sätt – och alla aktörer ska ha lika möjligheter. För mindre företag kan detta kännas stort, men vi har sett gång på gång hur även små aktörer vunnit leveranser, ofta tack vare flexibilitet och att de snabbt möter förändrade behov.
Ett anonymiserat exempel: En av våra kunder inom IT-sektorn deltog för första gången i en kommunal upphandling, och genom att anpassa sitt erbjudande efter kundens krav – och visa tydlig kvalitetssäkring – vann de ett flerårigt avtal som har förändrat deras verksamhet i grunden.
Steg för steg – så går processen till
Att delta i offentlig upphandling kan kännas utmanande, men processen är oftast enklare än man tror om man tar det steg för steg:
- Offentlig aktör förbereder sitt upphandlingsunderlag där krav och villkor tydligt framgår.
- Upphandlingen publiceras i öppna databaser, exempelvis Mercell, där du kostnadsfritt kan skapa konto och bevaka aktuella uppdrag.
- Företag analyserar underlaget och lämnar sitt anbud – det är viktigt att noga säkerställa att alla obligatoriska krav (“ska-krav”) är uppfyllda.
- Aktören utvärderar alla inkomna anbud där pris, leveranstid, hållbarhet och kvalitet är faktorer.
- Vinnaren meddelas officiellt och kontrakt skrivs, vanligen för flera år – processen kan ta tid, men affären blir ofta långsiktig och stabil.
Många mindre företag har upplevt att första steget är tufft, men att det ger erfarenhet och öppnar dörrar till fler offentliga projekt. En kund inom städbranschen berättade för oss hur direktupphandling, som ofta gäller belopp under 100 000 kronor, blev inkörsporten som gav viktiga referenser och återkommande affärer.
Checklistan du inte får missa
Vårt råd är att noga kontrollera:
- Att du har förstått villkoren och uppfyller alla krav
- Att tidsplanen följs – deadlines är hårda och sent anbud innebär oftast diskvalificering
- Att alla intyg och bilagor är bifogade korrekt
- Att referenser är informerade om att upphandlaren kan höra av sig
- Att anbudet är undertecknat av behörig person
Expertstöd i processen gör ofta stor skillnad. I vår erfarenhet vinner de företag som har tydlig koll på dokumentflöde, uppfyller kvalitetssäkring och använder branschspecifika referenser. Funderar du över hur processen fungerar, eller vill du ha hjälp med ett första anbud? Ta kontakt med oss via vårt formulär för konsultation så hjälper vi dig vidare.
De fem principerna som alltid gäller
All offentlig upphandling i Sverige styrs av fem grundläggande principer: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Det innebär att du som företagare kan vara trygg i att processen är rättvis och att var och en ges lika chans.
Vanliga frågor vi får: Kan jag förhandla om priset? Nej, sällan. Är det en fördel att anbud är detaljerade och väl dokumenterade? Absolut – och här hjälper vi dig gärna med checklistor och dokumenthantering.
Smarta tips från vår byrå
- Börja med mindre, lokala upphandlingar – de är ofta enklare och ger snabbare resultat.
- Skapa en rutin för att bevaka aktuella upphandlingar på relevanta plattformar.
- Använd dina referenser strategiskt och informera dem i förväg – det ökar din trovärdighet markant.
- Var noggrann med underlag och dokument – små misstag leder ofta till diskvalificering.
En kund inom transportsektorn berättade att regelbunden bevakning och tidig kontakt med referenspersoner var avgörande för deras första upphandlingsvinst – och efter det har de återkommande affärer och tryggare kassaflöde.
Har du frågor om offentlig upphandling, vill du ha hjälp med din första anbudsgivning eller bara någon att bolla tankar med? Vi finns här som bollplank och rådgivare – du är välkommen att kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal och få hjälp att ta nästa steg.